Power BI 实现规划：停用和存档内容

本文可帮助你在其生命周期结束时停用和存档内容。 本文主要面向以下受众：

• Fabric 管理员：负责监督组织的 Fabric 的管理员。 结构管理员可能需要与其他管理员协作，例如监督 Microsoft 365 或 Azure DevOps 的人员。
• 卓越中心（COE）和 BI 团队：负责监督组织中的 Power BI 的团队。 这些团队包括决定如何管理 Power BI 内容的生命周期的决策者。
• 数据运营团队：负责监督企业数据解决方案生命周期管理的团队。 这些团队可以包括发布经理、处理内容发布的生命周期，以及创建和管理有效使用和支持生命周期管理所需的组件工程师。
• 内容创建者和内容所有者：创建要发布到 Fabric 门户的内容以与他人共享的用户。 这些人员负责管理其创建的 Power BI 内容的生命周期。

生命周期管理包括用于处理内容创建到最终停用的过程和做法。 在 生命周期管理的第五阶段，支持和监视内容，其中包括支持用户和已发布内容，以方便采用和解决问题。 最终，你将到达内容生命周期的第六个阶段和最后阶段，你可以在其中识别不再使用或需要的内容。 在此最后阶段，您将停用并存档内容。

停用和存档内容在内容满足其目的后非常重要。 它可确保资源不会浪费在不需要的内容支持上，并使内容创建者和管理员更容易监督所需的内容。 在生命周期结束时停用和存档内容，有助于提高治理和效率，因为你将精力和资源集中在租户的相关内容和活跃领域上。

下图描绘了 Power BI 内容的生命周期，其中突出显示了停用和存档内容的阶段 6。

最终，使用者可能不再需要或使用内容。 可能有很多原因，例如正在部署替换内容、不同的业务目标或更改优先级。

停用内容可帮助你以不同方式管理 Power BI。

• 项目减少会减少混乱，并使环境更易于管理。 更少的项还有助于用户导航活动内容，并且更易于维护。
• 删除未使用的项目可减少消费者对应使用的内容的混淆。
• 当审核侧重于活动内容时，审核变得更加容易。 当你审核安全角色和权限时，这尤其如此。
• 项目较少可能会优化容量使用情况，因为不会意外使用资源。

确定何时以及如何停用内容

在执行审核和监视活动以识别可停用的候选内容时，应定期评估组织中的 使用模式 。 这些步骤称为 内容清理活动。 内容清理活动是指您定期进行的内容审核，而内容停用是指在内容生命周期结束时您决定将其退役。 根据租户发布项的数量，您可能需要更加定期地开展这些活动，例如每季度或每月。

规划内容清理活动

如果要分析内容，确定可能已停用和存档的内容，应执行以下重要注意事项和决策。

• 选择分析范围：可以在租户级别完成内容清理活动。 但是，在工作区、容量或域级别进行分析也是很常见的。 这样，可以根据特定需求或用户群体做出决策并采取措施。 例如，工作区管理员可以负责他们管理的工作区的常规内容清理活动。
• 确定特定内容的时间范围：考虑与要分析的内容相关的时间范围。 虽然你可能有一个标准时间范围（例如在三个月内不使用），但在每种情况下都很难使用相同的准则。 请考虑以下示例。
  • 标准 3 个月时间窗口：销售团队的工作区存在，用于跟踪季度奖金。 如果过去三个月内没有使用，则整个工作区是停用的候选工作区。
  • 较短的 1 个月时间范围：具有每日销售数据的作报表适用于频繁的每日或每周使用。 如果在过去一个月内尚未使用，该报告可被视为废弃候选。
  • 较长的 1 年时间范围：IT 每年生成一次语义模型，以提供外部审核员的报告。 尽管它在最近几个月内没有任何用法，但保持语义模型至关重要。 在这种情况下，在成为退休候选人之前，有一年多的时间窗口是合理的。
  • 没有时间窗口的例外：高管间歇性地使用包含关键组织关键绩效指标（KPI）的记分卡。 尽管使用情况不一致，而且观看者不多，但仅仅因为使用量低，这一特定内容不会被考虑撤下。
• 创建分类：确定一致使用的术语。 创建 通用定义 ，对术语进行分类，例如常用、主动使用、偶尔使用和未使用。 请考虑如何应用这些术语来分析内容使用情况和用户活动级别。 有关详细信息，请参阅 “创建分类”。
• 选择相关的使用指标：在大多数情况下，需要考虑多个指标，包括内容的实际视图总数和内容的实际用户（查看者）总数。 请考虑以下示例。
  • 大量视图：一个报表可能始终具有少量用户的大量视图。 此活动可能会反映 个人 BI 和 团队 BI 使用方案。
  • 大量用户：报表可能有多个来自整个组织的各个区域的查看者。 尽管内容已广泛使用，但实际浏览量可能零星且不一致。 此活动可能反映 企业 BI 的使用场景。
  • 潜在查看者与实际查看者：Power BI 应用或报表可能分配有权限，以便有许多潜在的查看者。 但是，你可能只看到来自少数潜在查看者的实际使用情况。
• 确定谁将进行使用情况分析和清理：根据组织中 处理内容所有权和管理 的方式，考虑谁应该负责内容清理活动。

规划如何执行内容清理分析后，接下来应确定要停用的内容。

确定要停用的内容

此时，你已计划定期内容清理活动，并对如何分析租户中的内容做出一些关键选择和决策。 现在是时候分析 使用模式 并识别要停用的候选内容了。 通常，你想要查找使用率低、维护不足的内容以进行调查。

请考虑以下步骤来查找稀疏使用且不再维护的内容。

• 分析视图：应关注视觉项（如报表和应用）的视图数。
  • 根据上一部分所述的时间范围内的总浏览量对项目进行排序。 专注于查找未使用或仅偶尔使用的项目。
  • 根据时间范围分析最近的使用情况。
  • 检查与过去时间段相比是否呈下降趋势。
• 分析查询：应专注于为数据项提交的查询，例如语义模型。
  • 按时间窗口中的总查询对项进行排序。 专注于查找未使用或仅偶尔使用的内容。
  • 根据时间范围分析最近的使用情况。
  • 检查与过去时间段相比是否呈下降趋势。
• 分析查看者：有时，与视图和查询相比，时间范围内内容的查看者总数可能相关。
  • 按时间范围内查看者总数对项目进行排序。
  • 排除掉内容创建者、所有者或支持团队成员的用户，以便你可以专注于只进行查看活动的用户。
  • 筛选出仅使用报表一次或两次的查看者，以查看对使用趋势的影响。 这些用户可能意外打开了报表。
• 分析刷新日期：对于数据项（如语义模型或数据流），请检查上次刷新内容的时间。 如果最近未刷新，它可能支持不再使用数据项的结论。
• 检查内容更新日期：检查上次更新或重新发布内容可能很有帮助。 尚未更新的内容意味着它可能已准备好停用。
• 检查文档：在完全依赖使用情况统计信息数据之前，请查看可用的任何文档或元数据。
  • 找到现有的与内容相关的文档。 理想情况下，报表将包含一个简介页来记录其目标使用情况和目标受众。 这种类型的信息有助于观众，尤其是在内容使用不规律时，它特别有用。
  • 查看可用的元数据。 工作区说明可能包含有关其预期使用模式的相关信息。 工作区名称可能包括 [Dev] 或 [Test] 后缀，以阐明为何使用情况在很大程度上有所不同。
• 与内容拥有者沟通：找到要停用的候选项时，请与 联系人 或其拥有者询问关于内容的信息。 他们可能会对使用情况统计信息数据中不太明显的预期使用模式有其他见解。 有时，你可能还需要与内容的主题专家或使用者交谈，以了解他们未来的需求。

准备停用未使用的内容

此时，你已经找到了适合淘汰的内容。 接下来，应在存档和删除之前执行一些准备步骤。

• 确认要删除的项目的范围：在继续之前，请确保明确应删除的内容。 通常，它是整个工作区或特定的单个项（例如语义模型和使用它的报表）。
• 验证依赖项：分析 数据世系 并执行 影响分析 ，以确认已考虑所有依赖项。 例如，如果语义模型即将停用，则依赖于语义模型的所有报表也将停用。
• 确定内容的存档位置：在删除内容之前，必须备份或 存档内容。 这样，如果以后需要，可以恢复它。 存档存储应该是一个具有最低权限级别的安全位置，以确保用户不会意外找到和使用存档的内容。 有多种选项可用于创建存档。 你可能已实施版本控制系统（例如 Git 集成）。 或者，可以选择先从 Power BI 服务 下载 最新文件，然后再将其删除。 你可能还具有 语义模型备份 。 通常，应考虑在 中心存储库 中存档其生命周期中存储的内容（例如 OneDrive 或 SharePoint 文档库或 Git 存储库）。
• 确认恢复计划：确定内容存档位置（如上一点所述）后，如果发现需要恢复内容或回滚，请思考你的处理流程。 例如，你可能要求 Fabric 管理员还原已删除的工作区，前提是它在 保留期内完成。 或者，可以选择从创建的存档重新发布特定项。 对你的恢复计划进行测试，以确保你能够信赖该过程。
• 阐明是否需要审批：根据内容和流程，可能需要在删除内容之前获得审批。
• 创建变更日志：如果以后出现问题，有文档可供参考，其中包括已删除的内容、时间、原因和执行人。
• 确认谁将处理删除：有时决定停用内容的人员与执行删除作的人员不同。 验证是否授予了所有必需的权限。
  • 删除工作区：可通过两种方式删除整个工作区。 每种方法都需要不同的权限。
    • 当允许处理删除的用户访问工作区中的所有内容时，工作区管理员角色 是合适的。
    • Fabric 管理员角色非常适合不需要直接访问内容的租户管理员。 在这种情况下，他们将从管理门户中执行删除。
  • 删除一项：需要具备贡献者或更高级别的工作区角色，才能从工作区中删除单个条目。
• 确认何时执行删除：由于内容未被主动使用，因此删除内容的日期和时间并不重要。 但是，为了将风险降到最低，某些组织具有已批准的更改窗口。
• 与内容的所有者通信：让联系人或所有者知道内容将被存档和删除。 通常，不需要通知内容使用者有关非活动内容。 尽管用户通信有时可能很合适，但请注意用户是否会高度抵制丢失未使用的内容的情况，因为他们不确定将来是否需要它。

存档和删除未使用的内容

此时，你已确定可停用的内容，并采取了相应的准备步骤将其删除和存档。 在此最后一步中，将删除内容。 这涉及到遵循上一部分所述的决策和计划。

• 将内容存档到安全位置：可以通过多种方式备份内容，并在必要时恢复内容（如上一部分所述）。
• 删除内容：最后一步是根据需要删除整个工作区或单个项（如上一部分所述）。

清单 - 计划停用和存档内容时，关键决策和作包括：

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有关更多注意事项、操作、决策条件和建议，以帮助你实施 Power BI，请参阅 Power BI 实现规划。