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了解 Azure 通信服务电子邮件中的发件人信誉

本文介绍企业到消费者（B2C）通信中电子邮件传递的最佳做法，以及如何使用 Azure 通信服务电子邮件日志来帮助实现电子邮件信誉。 本综合指南提供有关优化电子邮件投诉管理、促进更健康电子邮件实践以及最大化电子邮件传递成功的见解。

管理发件人信誉和电子邮件投诉以增强电子邮件传递

Azure 通信服务提供可丰富客户通信的电子邮件功能。 但是，不能保证通过平台发送的电子邮件将降落在客户的收件箱中。 若要主动识别并避免交付问题，应执行信誉检查，例如：

  • 确保随着时间的推移，成功传递的电子邮件百分比保持稳定且正常。
  • 分析有关电子邮件送达失败和退回的具体详细信息。
  • 监视垃圾邮件和滥用报告。
  • 维护正常的联系人列表。
  • 了解用户参与度和收件箱位置。
  • 了解客户投诉并提供一个简单的流程来选择退出或取消订阅。

若要启用电子邮件日志并监视电子邮件传递，请遵循 Azure 通信服务电子邮件日志中的步骤。

电子邮件退回：传递状态和类型

电子邮件弹跳表明成功传递电子邮件时出现问题。 在电子邮件传递过程中，简单邮件传输协议（SMTP）响应提供以下结果：

  • 成功（2xx）：电子邮件服务提供商接受了电子邮件。 但是，此结果不能保证电子邮件位于客户的收件箱中。 传递状态表示电子邮件的传递。

  • 临时失败（4xx）：电子邮件服务提供商目前无法接受电子邮件。 收件人的地址仍然有效，以便将来可以再次尝试递送。 这一结果通常称为 软弹跳。 原因可能是各种因素，例如速率限制或基础结构问题。

  • 永久失败（5xx）：电子邮件服务提供商拒绝了该电子邮件。 这一结果通常称为 硬反弹。 当电子邮件地址不存在时，会发生这种类型的弹跳。 退回的电子邮件传递状态表示此结果。

根据 RFC 定义：

  • 硬退回（永久失败）特指电子邮件地址不存在的情况。
  • 软退回包括各种类型的失败。
  • 垃圾邮件反弹通常是因为特定的策略决策而发生。

这些做法在各个电子邮件服务提供商中并不总是统一和标准化的。

硬退回

以下 SMTP 代码可以描述硬退回：

错误代码 DESCRIPTION 说明
521 服务器不接受邮件 SMTP 服务器遇到阻止其接受传入邮件的问题。
525 用户帐户已禁用 用户的电子邮件帐户已禁用，无法接收电子邮件。
550 邮箱不可用 收件人的邮箱无法接收电子邮件。 邮箱可能已满，也可能有临时问题。
553 不允许的邮箱名称 收件人的电子邮件地址或邮箱名称无效，或者电子邮件系统的策略不支持它。
5.1.1 错误的目标邮箱地址 目标邮箱地址无效或不存在。 检查地址是否存在拼写错误或格式错误。
5.1.2 目标系统地址错误 目标系统地址无效或不存在。 检查收件人的电子邮件域或系统是否有拼写错误或其他错误。 确保正确配置了域或系统。
5.1.3 错误的目标邮箱地址语法 目标邮箱地址的语法不正确。 检查收件人的电子邮件地址是否有格式错误或无效字符。 验证地址是否遵循正确的语法。
5.1.4 不明确的目标邮箱地址 收件人的电子邮件地址不唯一，并且与多个收件人匹配。 检查电子邮件地址的准确性并提供唯一地址。
5.1.6 目标邮箱已移动 收件人的邮箱已移动到其他位置或服务器。 检查收件人的新邮箱地址以确保邮件可以传递。
5.1.9 不合规的目标系统 收件人的电子邮件系统未根据标准协议进行配置。 请与系统管理员联系以解决该问题。
5.1.10 目标地址 Null MX 收件人的电子邮件域没有有效的邮件交换（MX）记录。 请联系域管理员来修复域名系统（DNS）配置。
5.2.1 目标邮箱已禁用 禁用收件人的邮箱，这会阻止邮件传递。 请联系收件人以启用邮箱。
5.2.1 邮件列表扩展问题 目标邮箱是邮件列表，扩展失败。 请联系邮件列表管理员来解决问题。
5.3.2 目标系统不接受消息 收件人的电子邮件服务器当前不接受邮件。 请尝试稍后重新发送电子邮件。
5.4.1 收件人地址被拒绝 收件人的电子邮件服务器拒绝了邮件。 检查收件人的电子邮件地址，了解准确性和格式是否正确。
5.4.4 无法路由 无法将邮件路由到收件人的服务器。 验证收件人的电子邮件域和服务器设置。
5.4.6 检测到路由循环 尝试传递邮件时，电子邮件服务器遇到路由循环。 请与系统管理员联系以解析循环。
5.7.13 用户帐户已禁用 收件人的电子邮件帐户已禁用，电子邮件服务器不接受该帐户的邮件。 邮件服务提供商停用或暂停了收件人的电子邮件地址，使接收电子邮件无法访问该地址。 或者，用户或组织选择禁用电子邮件帐户。
5.4.310 DNS 域不存在 收件人的电子邮件域不存在或 DNS 配置不正确。 验证域的 DNS 设置。

将电子邮件反复发送到不存在的地址可能会显著影响发件人信誉。 必须立即从联系人列表中删除这些地址并努力管理正常的联系人列表来采取措施。

软退回的错误代码

发送电子邮件时密切监视软退回（暂时失败）。 大量软反弹可能表示潜在的信誉问题。 电子邮件服务提供商可能会减慢邮件送达速度。

以下 SMTP 代码可以描述软退回：

错误代码 DESCRIPTION 说明
551 用户不是本地用户，请尝试备用路径 收件人的电子邮件域不在电子邮件系统本地。 系统应尝试一个备用路径来传递电子邮件。
552 超出存储分配 收件人的电子邮件帐户达到了其存储限制。 要求收件人释放空间以接收新电子邮件。
554 交易失败 由于未指定的原因，电子邮件事务失败。 调查以确定失败的原因。
5.2.2 目标邮箱已满 收件人的邮箱达到了其存储限制。 收件人应清除空间以接收新电子邮件。
5.2.3 消息长度超过管理限制 邮件的长度超出了收件人的电子邮件系统中的限制。 将消息的长度减少到限制范围内。
5.2.121 超出收件人每小时接收数量限制 收件人的电子邮件系统超出了每小时可以接收的电子邮件数的限制。 请尝试稍后发送电子邮件。
5.2.122 超出收件人每小时接收数量限制 收件人的电子邮件系统达到了每小时接收限制。 请尝试稍后发送电子邮件。
5.3.1 目标邮件系统已满 收件人的电子邮件系统已满，无法接受新电子邮件。
5.3.3 目标系统上不支持的功能 收件人的电子邮件系统不支持成功送达所需的特定功能。
5.3.4 邮件对于目标系统而言太大 邮件大小超出了收件人的电子邮件系统中的限制。 检查电子邮件大小，并考虑压缩或拆分。
5.5.3 收件人过多 电子邮件的收件人过多，收件人的电子邮件系统无法处理。 收件人的电子邮件系统可能限制每个电子邮件的收件人数。 请尝试减少收件人数。
5.6.1 媒体不受支持 收件人的电子邮件系统不支持电子邮件的媒体格式。 将媒体格式转换为兼容的格式。
5.6.2 需要转换但禁止转换 电子邮件的格式或内容需要转换，但收件人的电子邮件系统无法执行转换。
5.6.3 转换是必要的，但不受支持 电子邮件的格式或内容需要转换，但收件人的电子邮件系统不支持转换。
5.6.5 转换失败 收件人的电子邮件系统无法转换电子邮件格式或内容。 检查电子邮件内容并尝试重新发送。
5.6.6 邮件内容不可用 收件人的电子邮件系统无法访问电子邮件的内容。 检查电子邮件的内容和附件是否存在损坏或兼容性。
5.6.11 无效字符 电子邮件包含收件人的电子邮件系统无法处理的无效字符。 从内容或主题行中删除任何无效字符，然后重新发送电子邮件。
5.7.1 传递未授权，邮件被拒绝 收件人的电子邮件系统拒绝接受邮件，因为它无权接收邮件。 请与系统管理员联系以解决该问题。
5.7.2 禁止邮件列表扩展 收件人的电子邮件系统不支持扩展邮件列表。 请联系系统管理员以获取帮助。
5.7.12 发件人未由组织进行身份验证 收件人的组织需要发件人身份验证。 验证身份验证设置。
5.7.15 优先级太低 电子邮件的优先级太低，收件人的电子邮件系统无法接受它。 收件人的电子邮件系统可能限制接受低优先级电子邮件。 请考虑增加电子邮件的优先级。
5.7.16 消息太大，无法指定优先级 邮件大小超出了收件人的电子邮件系统为优先级指定的限制。 检查电子邮件大小和优先级设置。
5.7.17 邮箱所有者已更改 收件人的邮箱所有者已更改，导致邮件传递问题。 验证邮箱所有权并联系邮箱所有者。
5.7.18 域所有者已更改 收件人的电子邮件域所有者已更改，导致邮件传递问题。 验证域所有权并联系域所有者。
5.7.19 RRVS 测试无法完成 收件率有效性系统（RRVS）测试无法在收件人的电子邮件系统中完成。 请联系系统管理员以获取帮助。
5.7.20 未找到通过的 DKIM 签名 收件人的电子邮件系统找不到电子邮件的任何传递域密钥标识邮件（DKIM）签名。 验证你的 DKIM 配置和签名。
5.7.21 找不到可接受的 DKIM 签名 收件人的电子邮件系统找不到电子邮件的任何可接受的 DKIM 签名。 验证你的 DKIM 配置和签名。
5.7.22 找不到有效的作者匹配的 DKIM 签名 收件人的电子邮件系统找不到电子邮件的任何有效的作者匹配的 DKIM 签名。 验证你的 DKIM 配置和签名。
5.7.23 SPF 验证失败 电子邮件在收件人的电子邮件系统上未能通过发件人策略框架（SPF）验证。 检查 SPF 记录和电子邮件服务器配置。
5.7.24 SPF 验证错误 收件人的电子邮件系统发现了 SPF 验证错误。 验证 SPF 记录和电子邮件服务器配置。
5.7.25 反向 DNS 验证失败 电子邮件在收件人的电子邮件系统上失败了反向 DNS 验证。 验证反向 DNS 设置。
5.7.26 多个身份验证检查失败 电子邮件未能对收件人的电子邮件系统进行多次身份验证检查。 查看身份验证设置和方法。
5.7.27 发件人地址的MX记录为空 电子邮件域没有有效的 MX 记录。 请联系域管理员来修复 DNS 配置。
5.7.28 检测到邮件泛滥 收件人的电子邮件系统检测到邮件洪水。 检查电子邮件流量并确定洪水的原因。
5.7.29 Arc 验证失败 电子邮件在收件人的电子邮件系统上未能通过认证接收链（ARC）的验证。 在你那一端验证 ARC 签名。
5.7.30 要求支持 TLS 收件人的电子邮件系统要求传输层安全性（TLS）支持安全电子邮件传输。 确保系统支持 TLS。
5.7.51 租户入站归因 收件人的电子邮件系统将入站电子邮件归因于特定租户。 检查电子邮件的发件人信息和租户属性。

托管阻止列表

Azure 通信服务提供一项称为 托管抑制列表的功能，该功能可在保护和保留发件人信誉方面发挥重要作用。

拦截列表缓存记录了所有通过 Azure 通信服务发送的电子邮件中遭遇硬退回的电子邮件地址。 每当电子邮件传递失败并出现指定错误代码之一时，电子邮件地址将添加到内部管理的抑制列表中，该列表跨越 Azure 平台并全局维护。

下面是禁止使用的电子邮件地址的生命周期：

  1. 初始阻止：当 Azure 通信服务首次遇到电子邮件地址的硬退回情况时，它会将该地址添加到托管阻止列表并阻止 24 小时。

  2. 渐进式抑制：如果在初始 24 小时内发送到平台的任何后续电子邮件中再次出现相同的无效收件人电子邮件地址，则会自动禁止其送达。 缓存时间延长至 48 小时。 对于后续事件，缓存时间逐渐增加到 96 小时，然后是 7 天，最终达到最长持续时间 14 天。

  3. 自动删除过程：当指定租约时间段内没有向同一收件人发出任何电子邮件发送请求时，电子邮件地址会自动从托管抑制列表中删除。 租约期到期后，将从列表中删除电子邮件地址。 如果向同一无效收件人发送任何新电子邮件，Azure 通信服务会通过进行另一次传递尝试来启动新的周期。

  4. 丢弃传递：如果某个电子邮件地址处于租约期限内，则发送到该收件人地址的任何其他邮件都会被丢弃，直到该地址的租约过期或将其从托管阻止列表中删除。 此电子邮件请求的传递状态在电子邮件日志中 被取消 。

电子邮件地址最多可以保留在托管抑制列表中 14 天。 此主动措施有助于保护发件人信誉，并防止反复将电子邮件发送到无效地址的不利影响。 不过，你应该对已退回状态采取措施，并定期清理联系人列表，以保持最佳的电子邮件送达性能。

某些电子邮件服务提供商会因信誉问题而生成电子邮件退回事件。 由于特定的信誉或内容问题，这些反弹通常归类为垃圾邮件和滥用行为。 退回的邮件可能包含网页的 URL，其中提供了退回邮件的进一步说明，以帮助你了解传递失败的原因并采取适当的措施。

除了 SMTP 级别的弹跳，接收服务器接受消息后，可能会发生弹跳。 最初，来自电子邮件服务提供商的响应可能会建议电子邮件传递成功。 但稍后，提供商会发送退回响应。

这些异步退回事件通常会定向到电子邮件有效负载中提到的返回路径地址。 请注意这些异步反弹，并相应地处理它们，以保持最佳的电子邮件传递性能。

拒收或取消订阅管理

了解客户对电子邮件通信的兴趣，并监视选择退出或取消订阅请求是维护正发件人信誉的关键方面。 无论是使用手动还是自动化过程来处理取消订阅请求，都应确保在您发送的电子邮件内容中提供取消订阅链接。 当收件人决定不接收其他电子邮件时，他们可以选择 “取消订阅 ”链接，并从邮寄列表中删除其电子邮件地址。

电子邮件中链接和说明的功能至关重要。 它们必须正常工作，并及时通知应用程序邮件列表，以从相应的列表中删除联系人。

从订阅者的角度来看，取消订阅机制必须明确且透明。 它必须确保用户确切地知道他们正在取消订阅的消息。

当用户订阅组织中的多个列表时，最好为用户提供一个首选项中心，以便他们能够取消订阅多个列表。 此过程可防止意外取消订阅，并使用户能够通过取消订阅管理过程有效地管理其选择加入和选择退出首选项。

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