SharePoint Workspace の使用による SharePoint サイトへのコンテンツ アップロードの促進

SharePoint Workspace の使用による SharePoint サイトへのコンテンツ アップロードの促進

悪条件によるネットワーク トラフィック、接続問題、およびサーバー ダウンタイムによって、SharePoint サイトとの通信が中断されることがあります。このような中断が生じると、SharePoint サイト上のドキュメントを更新するという処理が発生する可能性があり、これはユーザーのフラストレーションになります。ホスティング サーバーとのコンテンツの交換は、マイナーな更新でも、予想以上に時間がかかる場合がありますが、特に更新が大容量のドキュメントや複雑なドキュメントにかかわる場合はなおさらです。また、ネットワーク接続が悪いと、ユーザーは、変更を加えている間もその変更内容を失う可能性があります。ユーザー接続問題は、結局はサポートしている IT チームに戻ってくるため、同じ痛みを味わう可能性があります。

幸い、SharePoint ユーザーを SharePoint Workspace に転送することでこれらの問題は緩和できます。SharePoint Server 2010 を SharePoint Workspace 2010 と統合することでオフライン作業を SharePoint ライブラリおよびリストと同期させる方法は、ご存知の方もいらっしゃると思います。しかし、Office Pro Plus 2010 に含まれている、この便利なアプリケーションを使用すれば、SharePoint ユーザーをオフラインで作業させる必要がない状況でも、サイト コンテンツを更新する処理を迅速化できます。ローカル コンピューター上に SharePoint Workspace 2010 アプリケーションがあり、SharePoint サイトの必要な権限があれば、ユーザーは[サイトの操作] (Site Actions) メニューの [SharePoint Workspace と同期] (Sync to SharePoint Workspace) をクリックするだけで、ライブラリまたはリストのコンテンツをローカルの SharePoint ワークスペースと同期させることができます。

ユーザーは、ローカルの SharePoint ワークスペースで作業しているため、ネットワーク条件にかかわらず、都合のよいときにライブラリまたはリストのコンテンツを更新でき、作業の生産性を向上させることができます。同期プロトコルにより、保存した作業は、ユーザーがオンラインになったときに SharePoint サイトと自動的に同期されます。つまり、ユーザーは、オフラインになっても、ネットワークの中断中も、作業を続けられます。ユーザーが作業を保存してオンラインに戻り次第、または通常の通信が再開され次第、同期が実行されて更新が処理されます。

[チェックアウト] (Check Out) オプションと [チェックイン] (Check In) オプションが SharePoint サイトで有効な場合、これらのオプションはローカル ワークスペースのリボンで使用可能になります。この場合、同期はチェックイン後に実行されます。どのような場合でも、保存されたコピーは、同期前にワークスペースまたはサイトから意図的に削除するまで、ローカルのワークスペースに残るため、ユーザーは作業の消失を心配する必要はありません。

使用頻度の高いサイト用の SharePoint ワークスペースを作成すると共同作成者の作業に役立つので、これを作成することをお勧めします。

SharePoint Workspace を利用する方法の詳細については、関連ブロク「Use SharePoint Workspace to access your SharePoint content when you’re off your network (英語)」を参照してください (または、SharePoint エンド ユーザーにこのブログの参照を推奨してください)。

SharePoint Workspace のもう 1 つの機能、Groove ピア ワークスペースの使用をブロックするポリシー、またはその他の使用ポリシーを使用して、SharePoint Workspace 展開をカスタマイズする方法については、「SharePoint Workspace 2010 を構成する」 (https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/ee649107.aspx) を参照してください。

-- Mena Paton、SharePoint Workspace 担当ライター

これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「Facilitating content upload to SharePoint sites using SharePoint Workspace」をご覧ください。