SharePoint 2010 のドキュメント管理の概要

SharePoint 2010 のドキュメント管理の概要

こんにちは。今日はコンテンツ管理の重要な分野であるドキュメント管理 (DM) について説明します。これから数か月にわたって、エンジニアリング チームに属する数人のメンバーが、蓄積されたドキュメントから最大限の価値を引き出すことに役立つ新しい DM 機能を解説する予定です。ここでは、SharePoint 2010 の中心的な早期利用者たちが、どのように新しい DM 機能を活用して情報管理の困難な課題を解決したかについても解説します。

まず、SharePoint 2007 のリリース以降、私たちのチームがドキュメント管理空間について学んだこと、今回のリリースで採用された DM 構想の基盤となった方針を説明しましょう。

要点: SharePoint 2007 のドキュメント管理

SharePoint 2007 は、SharePoint が単なるコラボレーションの役割から本当の意味で脱却し、お客様がドキュメント ライブラリに構造と管理を適用できるようにした最初のリリースでした。重要な DM インフラストラクチャの多くがこのリリースで確立されました。チェックイン/チェックアウト、メジャー/マイナー バージョン管理、アイテムごとの権限、コンテンツ タイプ、ワークフロー、ごみ箱は、そのほんの数例にすぎません。もちろん、これらすべての機能は、エンド ユーザーがドキュメント リポジトリを簡単に利用できるように、Word、Excel、PowerPoint などの Office クライアント アプリケーションと密接に統合されています (2010 にまで継承されている中心的な設計方針)。

このような機能があったからこそ、お客様は、高 (英語) 価値 (英語) ナレッジ (英語) リポジトリ (英語) を (英語) SharePoint (英語) 2007 (英語) で作成できたのです。

2010 では、2007 の大成功を基盤として、3 つの中心的な方針に基づいて設計を行いました。

方針 1: 管理対象外のものを管理する

お客様が 2007 システムの DM 機能を使い始める様子を見て興味深い傾向に気付きました。新しい DM 機能は、管理対象ドキュメント リポジトリの展開の一部にとどまらなかったのです。実際、従来の DM 機能は平均的なコラボレーション チームでも盛んに使われていました。お客様は、DM 機能を利用してポリシーや構造を適用したり、通常であればほとんど管理の対象にならない場所から価値のある情報を収集したりしていました。ほとんどが構造化されていない情報の貯蔵庫を ECM の世界に移すために SharePoint が使われていたのです。

これは、SharePoint 2010 の開発の方向性を決定する重要な発見でした。たとえば、SharePoint 2010 の重要な新機能の 1 つはドキュメント セットという概念です。ドキュメント セットは、「フォルダーをパワーアップしたようなもの」です。ドキュメント セットを利用すれば、関連のあるドキュメントをグループ化して、グループ内のドキュメントにメタデータを共有させ、共通のホームページ、ワークフロー、アーカイブ処理を割り当てることができます。

ドキュメント セットの Welcome ページはカスタマイズできます。このページでは、ユーザーがセット内のコンテンツを検索したり、メタデータを表示したり、セット内のアイテム間でメタデータを同期させたり、ドキュメント セットを管理したりできます。

この機能の設計にあたって、私たちは、高度に構造化された、柔軟性の低い形式的なプロセス (たとえば、製薬会社が監督官庁に書類を提出する処理) の管理にこの機能を使用する人々がいることを認識していました。しかし、私たちにとってそれに劣らず重要だったのは、ほとんどの場合に複数のドキュメントをまとめる必要が生じるプロセスを管理する軽量級のチーム (たとえば、PowerPoint のスライド、コストが記載された Excel シート、売り込みの要点をまとめたドキュメントなどが含まれたプレゼン資料や販売提案書をまとめる必要のあるチーム) のサイトでこの機能を使えるようにすることでした。

ドキュメント セット機能を気軽に、簡単に使用できるようにすることは、SharePoint のエンド ユーザーが感じる ECM の価値を高めるための 1 つの方法です。

方針 2: ソーシャル コンピューティングとエンタープライズ メタデータを改革の力にする

私たちは、このリリースの DM 機能セットの設計を開始するとすぐに、構造化された分類と手軽な分類 (キーワード) の両方でメタデータの発揮する威力がドキュメント管理空間を改革する力になることに気付きました。SharePoint 2010 のドキュメント リポジトリは、その両方の概念の利点をフルに活かす必要があります。

SharePoint 2010 のユーザーがメタデータの利点を活かすための重要な原則が 2 つあります。1 つはタグ付けです。サイトが全社規模のコンテンツ タイプと分類を使用することは簡単であり、ユーザーがそれに基づいてタグ付けすることも簡単です。

SharePoint 2010 は、あらゆる SharePoint サイトがほとんど何の手間もかけずに接続できるメタデータに対する一貫性のある管理機能を備えています。そのため、全社規模で同じ言語が通用します。具体的に言えば、1 回しか販売しない製品のリストを定義し、そのデータをすべての SharePoint サイトで利用可能にすることができます。

タイプ アヘッド機能によって、分類項目リストから値を選択する作業が簡単になっている点に注目してください。また、West Coast というタグは、このライブラリのすべてのドキュメントの既定値に設定されているため、ユーザーが何をしなくても自動的に入力されます。

2 番目の重要な原則は、SharePoint がこれらのタグの利点を活かすことです。たとえば、メタデータを主なナビゲーションの手掛かりとして使用するように SharePoint 2010 のドキュメント ライブラリを構成できます。メタデータに基づくナビゲーションは、ライブラリ内のアイテムのフィルター処理に使用できる「仮想フォルダー構造」のようなものです。

このユーザーは、従来のフォルダーに基づいて移動する代わりに、ライブラリをフィルター処理して、Contoso のテント製品に関する販売資料だけが含まれた仮想フォルダーに移動しています。

ここに好循環が生まれます。メタデータを簡単に入力できるので、アイテムにタグを付けることができ、それに基づいてナビゲーションを行うことができます。ユーザーはリポジトリ間の移動にメタデータを必要とするので、アイテムにタグを付けることに熱心になります。

方針 3: ブラウザーを強力なドキュメント管理アプリケーションとして利用する

SharePoint は常にさまざまなシナリオで使用されてきましたが、中でもよく知られている用途は次の 2 つでしょう。

· Web ページと Web サイトを作成する優れたツール

· ドキュメントを保存し、管理し、ドキュメントのコラボレーションを行う場所

SharePoint 2010 では、ナレッジマネジメント リポジトリの作成には、これら両方の世界の統合が必要であるという考え方に大きな期待を賭けました。ブラウザーは、会社のファイアウォールの内側と消費者との接点の両方で、インフォメーション ワーカーにとって中心的なテクノロジになろうとしています。ユーザーは常にドキュメントをダウンロードして所有しようとしますが、ブラウザーを使ってドキュメントを調べて、ドキュメントに関する豊富なコンテキスト (メタデータ、関連ドキュメント、ドキュメントのトピックに関する Wiki ページなど) を見ることも望んでいます。

私たちの業界は、ドキュメントのコンテンツにコンテキストを追加するページや Wiki の作成機能をすべてのドキュメント管理システムに持たせる時期にきています。やがてこの機能を持たないシステムは時代遅れと見なされるでしょう。

SharePoint 2010 では、さまざまな方法でこの構想を実現しています。まず、Office Web Apps (Office 2010 スイートの一部としてライセンスされる) がインストールされていれば、ドキュメント ライブラリをクリックすると既定で Office ドキュメントがブラウザーに読み込まれるように構成できます。

ユーザーはブラウザーを開いた状態で、SharePoint に保存された Office ドキュメントをすばやく表示できます。

第 2 に、私たちは、このリリースの開発にあたって、相当な時間をかけて、ドキュメント リポジトリで Web コンテンツ管理機能を活用する方法を考えました。たとえば、人気の高いコンテンツのクエリ Web パーツ (英語) を利用して、特定のトピックに関連するすべてのドキュメントをロール アップできます。

コンテンツ管理者が特定のトピック (たとえば新製品) に関するページを作成するとします。そのページには、製品の説明文、マーケティング用の写真と共に、製品のタグが付いたすべてのドキュメントのロール アップが含まれます。

この構想では、SharePoint の 2 つのきわめて強力な側面を結び付けて、組織が抱える知識の発見の問題に対する 1 つ解決策を導くことができます。それは、企業 Wiki と従来の企業ドキュメント リポジトリとの融合です。

新しい機能はまだまだあります。

この投稿で、SharePoint 2010 以降のドキュメント管理で私たちが何を目指しているかがおわかりいただければ幸いです。機能の面から見れば、これは SharePoint 2010 を構成するさまざまな DM 機能のほんの一部にすぎません。これから多くの機能を掘り下げて解説する予定なので、ご期待ください。ブログで話題にしてほしいことがあれば、気軽にコメントをお寄せください (特に、ベータ版をダウンロードして、SharePoint 2010 を試験運用した方のコメントを歓迎します)。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

Adam Harmetz

ドキュメント/レコード管理、リード プログラム マネージャー

これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「Introducing Document Management in SharePoint 2010」をご覧ください。